Universeel financieel platform voor alle soorten schenkkringen

Specificaties

SmartDeposit is een raamwerk applicatie. Dat wil zeggen dat het aanpasbaar is aan de wensen van de organisatie die het gaat inzetten. SmartDeposit is daarin uniek en niet te vergelijken met traditionele schenkkringen en andere oplossingen. Het is ontwikkeld om ook de bestaande schenkkringen te ondersteunen, waardoor deze veiliger, goedkoper, transparanter, gemakkelijker in gebruik en gemakkelijk zelf te beheren worden. Is jouw schenkkring een vereniging neem dan zeker contact op met SmartSharing want dan kan SmartDeposit veel voor je betekenen.

Specificaties SmartDeposit

Wij leveren onze SmartDeposit webapplicatie  white labelled aan, d.w.z. op maat van de wensen van de schenkkring en onder eigen naam, logo en kleuren. Voor organisaties die aan hun aangesloten leden of deelnemers een eigen schenkkring willen aanbieden. Bijvoorbeeld een organisatie die “Belangenvereniging broodbakkers” heet,  kan in hun eigen website volledig geïntegreerd een schenkkring aanbieden gebaseerd op omstandigheden van hun doelgroep.

Je kan zelf bepalen of-, en hoelang de wachttijden zijn voor: volledig deelname, de tijd tussen ziekmelden en schenking, de wachttijd als een deelnemer wil stoppen. Ook kan een deelnemer zelf elk moment zijn maximum schenking aanpassen, waarna een wachttijd kan worden ingesteld tot de verandering wordt doorgevoerd.

Traditioneel werken schenkkringen met categorieën donaties. Dat heeft er mee te maken dat het te ingewikkeld en te bewerkelijk wordt om te schenking uit te rekenen. Omdat SmartDeposit alles automatiseert kan een schenkkring nu zelf een minimum en maximum aangeven waartussen de deelnemer elk bedrag kan kiezen. Natuurlijk kan er ook met categorieën gewerkt worden.

Traditionele schenkkringen werken met cycli van een half jaar. Deelname en uitstappen op 1 juli of 1 januari. Ook de facturering  van de kosten gaat per 6 maanden, waardoor er in één keer een relatief hoog bedrag betaald dient te worden.

Bij SmartDeposit werkt volledig met een maandelijkse cyclus. De administratiekosten worden maandelijks automatisch geïncasseerd van de ingestelde zakelijke rekening.  In en uitstappen kan ook maandelijks, afhankelijk van de ingestelde wachttijden van het fund.

Traditionele schenkkringen kennen meestal maar twee percentages:
100% en 50%. In SmartDeposit kan de deelnemer elk percentage aanvragen. Ook kan de deelnemer tijden de ziekte dit percentage verhogen of verlagen zowel de aanvraag als de wijzigingen worden beoordeeld door de fiatteurs en met een druk op de knop goed-, of afgekeurd.

Een belangrijke verbetering waar we aan gewerkt hebben is een oplossing vinden waarbij vermeden kan worden om een extra bankrekening te openen. Veel traditionele schenkkringen vereisen een extra bankrekening bij de Triodosbank, Bunq, de ING, waarbij de beheerorganisatie gemachtigd wordt op die bankrekeningen om overschrijvingen te doen. Dit is zowel financieel als qua veiligheid een onwenselijke situatie die op termijn niet acceptabel meer is. Ook de DNB kijkt er op dit moment naar, omdat niet voldaan kan worden aan de zorgplicht.

SmartDeposit maakt gebruik van zogenaamde e-wallets. Een bankrekening onder toezicht van de DNB, maar dan geïntegreerd in SmartDeposit. Dit bespaart de kosten van een bankrekening.

Bij traditionele schenkkringen moeten de deelnemers vaak nog zelf overboekingen doen van de administratiekosten en aanvullingen van de buffer, of de overboekingen van de schenkingen zelf doen. SmartDeposit is zodanig ontworpen dat de deelnemer na aanmelding zo min mogelijk hoeft te doen.

Deze kunnen als kosten in mindering gebracht worden op de omzet en de btw kan terug gevorderd worden.
Hiertoe wordt de buffer aangevuld vanaf een bestaande privé bankrekening en de kosten worden geïncasseerd van een bedrijfsrekening.

De minimum buffer is het bedrag wat door de schenkkring wordt vastgesteld, wat op de e-wallet aanwezig moet zijn, wil een deelnemer volwaardig deelnemen en recht hebben op een schenking. De deelnemer kan zelf bepalen om dit in 1 keer te betalen of te spreiden. In 1x betalen betekent dat de deelnemer sneller mee kan doen.

Een schenkkring bepaald zelf hoe er met de buffer wordt omgegaan. In principe is het bepalen van de minimumbuffer (een percentage van het maximumschenkbedrag wat een deelnemer heeft ingevuld), voldoende. Als het saldo van de e-wallet beneden het bedrag van de minimum buffer komst, bijvoorbeeld door schenkingen, wordt het verschil maandelijks automatisch geïncasseerd. Van de privé bankrekening. Maar een schenkkring kan er ook voor kiezen om de minimumbuffer laag te houden en maandelijks verplicht te sparen.

Een schenkkring kan zelf bepalen, of en zo ja, hoe hoog het saldo op de e-wallet moet zijn waarboven een deelnemer het geld op de e-wallet mag overboeken naar de privé rekening.

De maximum donatie wordt procentueel afgeleid van het maximum maandelijks donatiebedrag van de deelnemer. Het systeem hou cumulatief de hoogte van de ontvangen donaties bij en waarschuwt als het totale maximum donatiebedrag door een deelnemer is bereikt.

De Fundmanager is de rol met de meeste bevoegdheden. Deze kan deelnemers en fiatteurs uitnodigen, berichten naar individuele deelnemers en naar alle deelnemers tegelijk sturen en de systeeminstellingen van de schenkkring wijzigen.
De rol van Fiatteur beoordeeld de nieuwe deelnemersaanvragen, aanvragen voor een schenking, de betaalbatch voor schenkingen, wijzigingen van een deelnemer van het maximum schenkingsbedrag, verzoeken tot beëindiging deelname. 
Zowel de rol van fundmanager als van fiatteur kunnen zowel door deelnemers vervult worden als door externe personen. Externe personen kunnen mensen zijn van de organisatie die de schenkkring organiseert, of kan uitbesteed worden aan SmartSharing.

Zowel het minimum aantal deelnemers als het maximum aantal deelnemers kan zonder beperkingen worden ingesteld. Ook is het mogelijk om bij voldoende aantal deelnemers de schenkkring op te splitsen. Bijvoorbeeld in 2 categorieën.

De meeste traditionele schenkkringen hebben een maximale schenkingsduur van 2 jaar. SmartDeposit geeft de mogelijkheid dit zowel naar beneden als naar boven in te stellen of bij te stellen.

Ziekmelden gaat via een eenvoudig formulier. De deelnemer geeft een korte toelichting en geeft het percentage van het maandelijkse schenkbedrag aan van wat de deelnemer wil ontvangen.

Om te voorkomen dat deelnemers structureel te hoge buffers aan dienen te houden is er een waarschuwingssysteem ingebouwd. Mocht het nodig zijn voorziet SmartDeposit is 2 mogelijkheden om hier mee om te gaan.

  • De minimum buffer instelling wordt voor alle deelnemer (tijdelijk) verhoogd
  • En, of de schenkingen worden (tijdelijk) met een percentage verlaagt

Mocht er een vermoeden van misbruik van het systeem zijn, dan kan een deelnemer (tijdelijk) on hold worden gezet.

Zowel de deelnemer, als de fiatteur, als de fundmanager wordt uitgebreid per email op de hoogte gehouden van alle acties van heet systeem. Hierdoor is inloggen in SmartDeposit amper nodig. Bovendien als je inlogt in SmartDeposit kom je in je dashboard, waar alle acties en berichten zijn opgeslagen.

Als een deelnemer inlogt ziet krijgt hij veel meer te zien dan alleen het dashboard. Real time worden de volgende gegevens verstrekt:

  • Het totale aantal deelnemers aan de schenkkring
  • De deelnemers die op dat moment gebruik maken van een schenking
  • Het saldo van de e-wallet
  • De hoogte van het maximum te ontvangen schenkbedrag
  • De hoogte van de minimum buffer
  • Het vrij opneembare bedrag
  • Download van alle transacties van de e-wallet te beperken op datum(reeks)

Overzicht van ontvangen schenkingen

Omdat het om geld gaat is bij het ontwerp van SmartDeposit de zwaar de nadruk gelegd op de veiligheid. De persoonlijke e-wallet is gekoppeld aan de eigen bankrekening. Overboekingen van geld uit het systeem kan alleen via de e-wallet en de bankrekening van de deelnemer. Bovendien wordt het systeem continu gescreend op verdachte transacties. Hiermee is zijn de transacties via SmartDeposit vele malen veiliger dan gewone bankrekeningen waar een machtiging voor is afgegeven aan een beheerorganisatie.

Je geld blijft altijd traceerbaar je eigen geld. Op het moment dat je de schenkkring verlaten hebt wordt het saldo van de e-wallet automatisch naar je bankrekening teruggestort. Het saldo van je e-wallet blijft gegarandeerd, omdat de beheerder van de e-wallet gegarandeerd een buffer moet aanhouden gelijk of groter dan de som van de beheerde gelden. Dit wordt maandelijks gecontroleerd door de DNB.

Bestaande internetplatformen hebben vaak grote moeite om te voldoen aan de nieuwe privacy regels. SmartDeposit is gebouwd nadat deze regels bekend waren.

SmartDeposit wordt door SmartSharing in eigen beheer ontwikkeld. Daardoor kunnen we snel ingrijpen als er een bug wordt geconstateerd. Ook kunnen we via onze api het systeem koppelen aan bijvoorbeeld het boekhoudsysteem van een organisatie. Mocht een organisatie wensen hebben die nog niet gerealiseerd zijn, kan een change worden aangeboden. Ook kan er een aparte server instance voor een organisatie gemaakt worden. Een organisatie huurt of koopt letterlijk haar eigen serveromgeving.

De fundmanager kan berichten sturen naar individuele deelnemers of naar alle deelnemers. Ook kan de Fundmanager berichten plaatsen op het prikbord van het dashboard. Deelnemers kunnen via formulieren rechtstreeks communiceren met de beheerders van SmartSharing en/of de fundmanager.

Voorbeelden van berichten per email verstuurd